О компании

Merck Sharp Dohme (MSD) является дочерней компанией фармацевтического
гиганта Merck & Co., Inc., штат которого насчитывает 86 000 сотрудников в более чем 140
странах. На начальном этапе развития компания MSD (МСД Фармасьютикалс)
насчитывала тысячи сотрудников, распределенных по многочисленных дочерним
предприятиям, организациям и офисам, и при этом ее финансовые операции были
основаны на затратных — в плане времени и ресурсов — ручных бизнес-процессах с
использованием бумажных документов.

Особенности проекта

Перед компанией стояла задача — в кратчайшие сроки снизить расходы на
командировки и авансовые отчёты, и при этом не потерять общую производительность.

Цели и задачи проекта

«Перед нами стояла крайне сложная задача — внедрить бизнес-процессы, которые
бы обеспечили повышение производительности бэк-офиса, снижение
командировочных расходов, достижение соответствия внутренним политикам
группы, законодательству и местным нормативным требованиям — и всё это
сделать за 6 месяцев. Кроме того, от решения требовалось, чтобы оно оказывало
минимальное влияние на информационные и прочие ресурсы компании, а
пользователи могли начать работу с ним немедленно, — делится команда МСД
Фармасьютикалс, — Мы искали не просто SaaS-решение, мы искали поставщика,
который всегда находится в курсе законодательных и иных требований к бизнес-
процессам».

SaaS-решение по управлению командировками и авансовыми отчетами от Hamilton
Apps обеспечивает полное соответствие бизнес-процессов всем требованиям
законодательства, а также политикам компании-пользователя. По словам команды MSD,
для фармацевтической отрасли это условие особенно важно, а у Hamilton Apps уже был
подтверждённый опыт работы в этой отрасли.

Результаты проекта

«Благодаря облачным приложениям Hamilton Apps управление заявками на
расходы, в том числе командировочными, стало полностью автоматизированным,
простым и быстрым. Процесс начинается, когда работник создает заявку на
расходы, которая затем проходит ряд безбумажных проверок и одобрений, после чего
обрабатывается бухгалтерией, которая имеет доступ к функциям составления
отчетов и статистики для формирования аналитических данных», — рассказывает
команда МСД Фармасьютикалс.

«Бизнес-процесс упростился в разы. Теперь мы всего лишь пересматриваем его два
раза в год и по необходимости вносим изменения: в правилах соответствий,
организационные, слияний и поглощений и так далее. Кстати, гибкий workflow
позволяет вносить изменения легко и быстро. Внедрение решения Hamilton Apps
представляло для нашей компании низкий финансовый риск, но экономия была
достигнута значительная и не заставила себя долго ждать», — делится
представитель МСД Фармасьютикалс.

По словам команды МСД Фармасьютикалс, в результате повышения
производительности сотрудников, в том числе за счет перераспределения человеческих
ресурсов на выполнение других задач, а также снижения расходов на бизнес-процессах,
экономия была достигнута сразу же после внедрения решения.

Из множества преимуществ, команда выделяет следующие:

• полное соответствие политикам МСД Фармасьютикалс, местному налоговому
  законодательству и закону Сарбейнза-Оксли;
• ежемесячная экономия более 60% в бэк-офисе;
• снижение ежемесячных расходов более чем на 20% благодаря полному контролю
  расходов.